POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU PELICANDO.APP Wersja: 2.1 Data wejścia w życie: 1 listopada 2026 r. Opublikowano z wyprzedzeniem. Do 31 października 2026 r. obowiązuje wersja 2.0: https://pelicando.app/static/legal/polityka-prywatnosci-2.0.txt (wersja 1.0 obowiązywała do 21 sierpnia 2026 r.) 1. Kto jest administratorem Twoich danych 1.1. Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu https://pelicando.app (dalej „Serwis”) w zakresie rejestracji i prowadzenia konta, obsługi zapisów, płatności, Skarbonki, rankingów, powiadomień oraz kontaktu jest: PQM Krzysztof Grzechowiak ul. Gajowa 76/6, 85-087 Bydgoszcz NIP 5542677635 e-mail: kontakt@pelicando.app (dalej „Operator Serwisu” lub „my”). 1.2. Wydarzenia dostępne w Serwisie organizują odrębne podmioty (dalej „Organizator”). W zakresie organizacji i przebiegu danego Wydarzenia — w tym listy uczestników, obecności, bezpieczeństwa na miejscu, rozliczeń oraz obowiązków wynikających z przepisów o ochronie małoletnich — administratorem danych uczestników jest Organizator tego Wydarzenia. Organizatorem Wydarzeń dostępnych obecnie w Serwisie jest Stowarzyszenie Zielony Pelikan, ul. Gajowa 76/6, 85-087 Bydgoszcz, KRS 0000863754, NIP 5542988453, REGON 387255007, e-mail: dobryhumor@zielonypelikan.pl. 1.3. Operator Serwisu i Organizator są odrębnymi administratorami — każdy odpowiada za dane przetwarzane we własnym zakresie. Zapisując się na Wydarzenie, przekazujemy Organizatorowi dane niezbędne do jego przeprowadzenia (imię, nazwisko, informację o zapisie i obecności, a w razie potrzeby dane kontaktowe oraz dane opiekuna prawnego uczestnika niepełnoletniego). 1.4. Do 21 sierpnia 2026 r. administratorem danych Użytkowników Serwisu było Stowarzyszenie Zielony Pelikan. Od 22 sierpnia 2026 r. rolę tę w zakresie opisanym w pkt 1.1 przejął Operator Serwisu. Aktualne cele i zakres przetwarzania, w tym zasady dotyczące usuniętych kont, opisuje niniejsza Polityka. 1.5. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@pelicando.app. 2. Jakie dane przetwarzamy 2.1. Dane podawane przy rejestracji i w profilu: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu), data urodzenia, płeć, opcjonalnie zdjęcie profilowe, numer telefonu i informacje dodatkowe uzupełniane dobrowolnie. 2.2. Dane związane z uczestnictwem: historia zapisów i rezygnacji, obecność, wyniki i ranking sportowy, statystyki, opinie i oceny wystawiane po Wydarzeniach, zgłoszenia w helpdesku. 2.3. Dane rozliczeniowe: saldo Skarbonki, historia doładowań, płatności, zwrotów i opłat, identyfikatory transakcji nadawane przez operatora płatności. 2.4. Dane opiekunów prawnych i podopiecznych: powiązanie kont, treść i data wyrażonych zgód, wersja dokumentu, adres IP i dane osoby składającej oświadczenie, akceptacja Standardów Ochrony Małoletnich. 2.5. Dane techniczne: adres IP, identyfikator sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi zdarzeń, subskrypcje powiadomień push, dane z plików cookies. 2.6. Dane dotyczące kart sportowych — jeżeli korzystasz z rozliczenia karty partnerskiej, przetwarzamy numer karty i informację o potwierdzeniu wejścia. 2.7. Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych (m.in. danych o zdrowiu). Oświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do udziału w aktywności sportowej traktujemy jako oświadczenie woli, a nie informację o stanie zdrowia. 2.8. Dane logowania zewnętrznego — jeżeli korzystasz z Google lub Facebooka, przetwarzamy identyfikator Twojego konta u danego dostawcy oraz dane profilu udostępnione nam w ramach logowania, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail (jeżeli zostanie udostępniony) i zdjęcie. Dane te służą utworzeniu konta, uwierzytelnieniu i powiązaniu logowania z kontem w Serwisie. Zakres danych zależy od dostawcy i udostępnionych uprawnień. 2.9. Dane związane z usunięciem konta — informacja o usunięciu konta oraz rekord historyczny oznaczony jako „Konto skasowane”, opisane w pkt 3.10. Jeżeli zostanie uruchomiony rejestr zabezpieczający opisany w pkt 3.9 i spełnione są warunki utworzenia wpisu, także zabezpieczone skróty dostępnych identyfikatorów (e-maila, telefonu, identyfikatora Google i identyfikatora Facebooka), losowy identyfikator wpisu, daty usunięcia konta i wygaśnięcia wpisu oraz wersja klucza zabezpieczającego. Ponadto ostatnie rankingi wraz z identyfikatorami dyscyplin wyłącznie dla sportów z co najmniej jednym odnotowanym wydarzeniem oraz minimalne dane blokad aktywnych w chwili usunięcia: typ, status, znane daty i kod przyczyny, a w uzasadnionym zakresie także data odniesienia i liczba wydarzeń kwalifikujących do blokady zapisów lub identyfikator wydarzenia objętego zakazem hostowania. W razie zgodności zweryfikowanego identyfikatora nowego konta z rejestrem przetwarzamy powiązanie nowego konta z wpisem oraz datę oznaczenia do ewentualnej weryfikacji. Jeśli upoważniony administrator po indywidualnej ocenie wysokiego ryzyka rozpocznie tymczasowe wstrzymanie nowych zapisów, dodatkowo przetwarzamy powiązanie sprawy z kontem i wpisem, identyfikator zgłoszenia Helpdesk, daty utworzenia prośby, przypomnienia, odpowiedzi i decyzji oraz status sprawy. Zgłoszenie Helpdesk zawiera treść prośby i odpowiedzi. 3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania 3.1. Rejestracja i prowadzenie konta, logowanie (również za pomocą Google/Facebooka), umożliwienie zapisów, obsługa Skarbonki i płatności, prezentacja rankingu i historii uczestnictwa, powiadomienia dotyczące Twoich zapisów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Okres: przez czas świadczenia tych usług. Po zakończeniu umowy nie zachowujemy wszystkich danych konta automatycznie na ten sam okres. Dalsze przetwarzanie konkretnych danych odbywa się tylko w niezbędnym zakresie i na odrębnej podstawie, w szczególności zgodnie z pkt 3.2–3.6 oraz 3.9–3.10. 3.2. Rozliczenia, dokumentacja księgowa i podatkowa. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny). Okres: 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. 3.3. Rozpatrywanie reklamacji i zgłoszeń w helpdesku. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Okres: do zakończenia sprawy i upływu terminów przedawnienia. 3.4. Bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom (m.in. jednoczesnemu prowadzeniu zduplikowanych aktywnych kont i celowemu obchodzeniu ograniczeń), logi dostępowe. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu i ochronie jego Użytkowników). Okres: do 12 miesięcy, a w razie wykrycia incydentu — w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy; dane niezbędne do roszczeń podlegają zasadom z pkt 3.5. Zasady te nie wydłużają okresu używania i przechowywania wpisów rejestru zabezpieczającego, dla którego obowiązuje odrębny termin z pkt 3.9. 3.5. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: do upływu terminów przedawnienia. 3.6. Zgody opiekunów prawnych i akceptacja Standardów Ochrony Małoletnich. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO oraz przepisy o ochronie małoletnich. Okres: przez czas korzystania z konta podopiecznego i okres wymagany przepisami; utrwalony ślad zgody zachowujemy jako dowód jej udzielenia. 3.7. Powiadomienia marketingowe i statystyka reklamowa (Piksel Meta, Conversions API). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda), którą możesz wycofać w każdej chwili. Okres: do wycofania zgody. 3.8. Wysyłka wiadomości e-mail i powiadomień push dotyczących funkcjonowania Serwisu i Twoich zapisów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; powiadomienia push wymagają dodatkowo zgody wyrażonej w przeglądarce lub systemie. Okres: do usunięcia konta lub wycofania subskrypcji. 3.9. Pseudonimizowany rejestr zabezpieczający usuniętych kont. a) Cel i warunki uruchomienia. Rejestr służy wyłącznie umożliwieniu indywidualnej weryfikacji potencjalnego obchodzenia zasad przez usuwanie i ponowne zakładanie kont, np. w celu manipulowania rankingiem lub obchodzenia aktywnych ograniczeń. Nie służy reklamie ani ustalaniu tożsamości na potrzeby marketingu. Mechanizm tworzenia nowych wpisów oraz osobna funkcja tymczasowego wstrzymania są domyślnie wyłączone. Każdy z nich może zostać uruchomiony dopiero po zatwierdzeniu podstawy prawnej, oceny niezbędności i proporcjonalności, zasad retencji oraz przekazaniu wymaganej informacji Użytkownikom. Sama publikacja Polityki lub akceptacja Regulaminu nie zastępuje tej oceny i nie stanowi zgody na takie przetwarzanie. b) Podstawa prawna. Po spełnieniu warunków z lit. a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Operatora i pozostałych Użytkowników polegający na ochronie rzetelności wyników sportowych, uczciwych zasad uczestnictwa i skuteczności zgodnych z prawem ograniczeń. Przed uruchomieniem Operator ocenia ten interes w zestawieniu z prawami i wolnościami osób, których dane dotyczą. Obecny zakres wyłącza małoletnich oraz osoby, których pełnoletności nie można potwierdzić prawidłową datą urodzenia; każde przyszłe rozszerzenie wymaga odrębnej oceny ze szczególnym uwzględnieniem praw dziecka. Jeśli przetwarzanie nie jest niezbędne lub interesy albo prawa osoby przeważają, wpis nie powinien być tworzony lub powinien zostać usunięty. c) Kiedy powstaje wpis. Wyłącznie przy usuwaniu konta, jeżeli prawidłowa data urodzenia wskazuje, że Użytkownik jest pełnoletni w chwili usunięcia, oraz gdy miał ranking w co najmniej jednym sporcie z odnotowanym w Serwisie co najmniej jednym wydarzeniem w tej dyscyplinie albo aktywną blokadę konta, ograniczenie zapisów lub aktywne ograniczenie hostowania o rozpoznanej przyczynie niedotrzymania terminu organizacyjnego. Osoby małoletnie są wyłączone z tworzenia wpisów i sprawdzania dopasowań. Brak, niepoprawna lub przyszła data urodzenia również wyklucza wpis i dopasowanie; data urodzenia służy wyłącznie do kontroli pełnoletności i nie jest kopiowana do rejestru. Ranking o wartości zero również jest rankingiem, ale ranking w sporcie z zerową liczbą wydarzeń nie kwalifikuje do wpisu ani nie jest kopiowany z powodu blokady w innym obszarze. Liczba wydarzeń wynika z istniejącego licznika uczestnictwa danej dyscypliny. Nie uwzględniamy blokad wygasłych przed usunięciem konta ani samych ostrzeżeń bez aktywnego ograniczenia. Dobrowolna rezygnacja z hostowania, brak przyczyny i nierozpoznane kody ograniczeń hostowania nie kwalifikują do wpisu i nie są kopiowane. Posiadanie rankingu lub innego ograniczenia nie jest samo w sobie dowodem nadużycia. Dla kont niespełniających tych warunków nie tworzymy wpisu. d) Zakres danych i zabezpieczenia. Dla dostępnych identyfikatorów obliczamy deterministyczne skróty HMAC-SHA256 z użyciem tajnego klucza przechowywanego oddzielnie od bazy. E-mail jest normalizowany przez usunięcie skrajnych spacji i ujednolicenie wielkości liter, telefon do formatu międzynarodowego E.164, a identyfikatory OAuth zachowują dokładną wartość. Stosujemy oddzielne domeny dla e-maila, telefonu, Google i Facebooka. Oprócz tych skrótów, losowego identyfikatora wpisu, dat usunięcia i wygaśnięcia oraz wersji klucza rejestr zawiera ostatnie wartości rankingów wraz z identyfikatorami i kodami dyscyplin spełniających warunek z lit. c oraz minimalne migawki kwalifikujących się aktywnych blokad. Migawka obejmuje typ, status „aktywna w chwili usunięcia”, dostępne daty początku i końca oraz rozpoznany kod przyczyny. Dla blokad chill/no-show zachowujemy dodatkowo datę odniesienia reguły i liczbę wydarzeń kwalifikujących do ograniczenia, bez ich listy; dla zakazu hostowania wyłącznie z rozpoznaną przyczyną niedotrzymania terminu — identyfikator wydarzenia określający zakres zakazu. Dobrowolnej rezygnacji z hostowania, braku przyczyny i nieznanych kodów nie kopiujemy. Nie kopiujemy swobodnych opisów. Brak źródłowej daty lub szczegółowej przyczyny nie jest zastępowany domysłem. Migawka nie oznacza, że blokada pozostaje aktywna przez cały okres retencji. Rejestr nie zawiera pełnych profili, całej historii aktywności, treści zgłoszeń, danych osób zgłaszających, imienia, nazwiska, jawnych identyfikatorów kontaktowych/OAuth ani identyfikatora poprzedniego konta w Serwisie. Są to nadal dane osobowe poddane pseudonimizacji, a nie dane anonimowe; także rankingi i kontekst ograniczeń mogą pośrednio ułatwiać powiązanie osoby z wydarzeniami. Cała migawka podlega wspólnej retencji z lit. e i jest usuwana wraz z wpisem, również przy wcześniejszym usunięciu na żądanie. e) Okres retencji. Wpis jest używany do dopasowań przez 90 dni od usunięcia konta. Termin nie jest odnawiany przez ponowną rejestrację ani wykrycie zgodności. Od chwili wygaśnięcia wpis nie jest uwzględniany przy dopasowaniach i nie jest pokazywany w bieżącym panelu weryfikacji. Jego fizyczne usunięcie z aktywnej bazy następuje w najbliższym automatycznym cyklu czyszczenia, uruchamianym raz dziennie oraz po restarcie aplikacji; przy prawidłowym działaniu zadania opóźnienie nie przekracza 24 godzin. Awaria czyszczenia wymaga usunięcia problemu i wykonania zaległego czyszczenia, nie stanowi podstawy do dalszego używania wygasłych danych. Wcześniejsze usunięcie wpisu jest możliwe po rozpatrzeniu żądania lub sprzeciwu. Usunięcie wpisu usuwa także powiązane oznaczenia nowych kont do weryfikacji. Zasady kopii zapasowych opisuje pkt 3.10 lit. d. f) Sposób dopasowania. Sprawdzamy dostępne identyfikatory, których posiadanie zostało zweryfikowane: e-mail po potwierdzeniu przez Użytkownika, identyfikator konta u dostawcy po uwierzytelnieniu Google/Facebook, a dla Google także e-mail, gdy dostawca potwierdził jego weryfikację. Dotyczy to rejestracji oraz późniejszego potwierdzenia zmiany e-maila lub powiązania logowania zewnętrznego. E-mail przekazany przez Facebook nie jest samodzielnie wykorzystywany jako zweryfikowany identyfikator. Numer telefonu porównujemy dopiero po potwierdzeniu kontroli nad konkretnym numerem kodem SMS, także po jego zmianie. Samo wpisanie numeru w profilu nie uruchamia dopasowania. Potwierdzenie numeru na nowym koncie nie dowodzi kontroli nad nim w przeszłości; dawne numery mogły być niezweryfikowane, współdzielone lub ponownie przydzielone. Brak identyfikatora nie powoduje domyślnego uznania zgodności. g) Skutki zgodności i tymczasowe wstrzymanie. Dopasowanie może jedynie utworzyć oznaczenie nowego konta do ewentualnej weryfikacji administracyjnej. Nie blokuje automatycznie rejestracji ani nie powoduje sankcji, przeniesienia blokad, zmiany rankingu czy salda. Samo ponowne założenie konta nie stanowi naruszenia. Dopasowanie nie jest dowodem nadużycia; uwzględniamy m.in. możliwość współdzielenia lub przejęcia adresu e-mail oraz zmiany posiadacza identyfikatora. Po indywidualnym potwierdzeniu wysokiego ryzyka i uzasadnieniu zakresu ogólnoserwisowego upoważniony administrator może ręcznie rozpocząć sprawę Helpdesk i wstrzymać wyłącznie nowe zapisy we wszystkich sportach; nie zmienia to istniejących rezerwacji. Zapis sprawy obejmuje identyfikator użytkownika, wpisu i zgłoszenia, administratora, status, terminy, wynik prób wysyłki neutralnego zawiadomienia, ograniczone notatki o kontakcie, dowodach i możliwości wyjaśnień oraz zwolnienie holda i decyzję. Termin odpowiedzi wynosi 14 dni od utworzenia wiadomości w Helpdesku; system nie potwierdza jej odczytu. Po 7 dniach bez odpowiedzi wysyłamy przypomnienie oraz neutralne zawiadomienie na dostępny zweryfikowany e-mail, z ponawianiem nieudanej wysyłki. Znacznik potwierdzenia adresu jest zapisywany po zaufanym potwierdzeniu e-maila i czyszczony przy jego zmianie; historyczne adresy bez takiego znacznika nie są automatycznie uznawane za zweryfikowane. Brak adresu lub błąd wysyłki nie przedłużają holda. Hold przestaje blokować zapisy najpóźniej po 360 godzinach od utworzenia albo po 24 godzinach od odpowiedzi bez rozstrzygnięcia. Zwolnienie nie zamyka sprawy i nie uchyla odrębnej kary. Po 14 dniach bez odpowiedzi administrator rozstrzyga sprawę na podstawie dowodów i udokumentowanej realnej możliwości wyjaśnień; brak odpowiedzi nie dowodzi naruszenia ani nie wyklucza uzasadnionej sankcji. Nie wymaga się bezwzględnie potwierdzenia odczytu, ale samo wysłanie wiadomości lub logowanie nie dowodzą zapoznania się z prośbą. Przy znanym niedoręczeniu lub istotnej wątpliwości administrator ponawia kontakt i nie wydaje niekorzystnej decyzji przed zapewnieniem realnej możliwości wyjaśnień. Wszelkie dalsze działania wymagają indywidualnej decyzji człowieka zgodnie z Regulaminem. Dane stanu sprawy powiązane z wpisem są usuwane wraz z jego wygaśnięciem lub wcześniejszym usunięciem; wiadomości Helpdesk podlegają odrębnej retencji i indywidualnej obsłudze praw osoby. Możesz przedstawić wyjaśnienia i zakwestionować ustalenia. W obecnym zakresie osoby małoletnie oraz osoby, których pełnoletności nie można potwierdzić prawidłową datą urodzenia, nie są obejmowane rejestrem ani sprawdzaniem dopasowań. Ewentualne przyszłe rozszerzenie zakresu wymaga uprzedniej odrębnej oceny niezbędności i zabezpieczeń z uwzględnieniem praw dziecka i roli zweryfikowanego opiekuna. h) Dostęp. Dostęp do panelu mają wyłącznie aktywni administratorzy o odpowiednim poziomie uprawnień, których konta zostały jawnie upoważnione do tego procesu i wskazane na dedykowanej liście dostępu, oraz niezbędne procesy systemowe. Brak skonfigurowanej listy oznacza odmowę dostępu. Sam poziom roli administratora nie stanowi upoważnienia. Panel nie pokazuje pierwotnych identyfikatorów ani skrótów. Rejestr nie jest publiczny i nie jest udostępniany Organizatorom ani innym Użytkownikom jako lista podejrzanych osób. Obsługa infrastruktury przez podmioty przetwarzające odbywa się na zasadach pkt 4.3 i 5. 3.10. Okres na zmianę decyzji i dane pozostające po trwałym usunięciu konta. Zlecenie i okres na zmianę decyzji. Po potwierdzeniu samodzielnego zlecenia wyłączamy zwykły dostęp do konta i zapisujemy datę zlecenia oraz termin trwałego usunięcia: 30 dni, dokładnie 720 godzin. Do tego terminu zachowujemy dane konta, dane uwierzytelniające, powiązania Google/Facebook oraz historię wyników, statystyk i rankingów, aby umożliwić wyraźne anulowanie decyzji po ponownym zalogowaniu. Nie tworzymy wtedy wpisu rejestru z pkt 3.9. Samo logowanie nie przywraca konta ani nie wydłuża terminu; anulowanie nie usuwa kar i ograniczeń. Dotychczasowa historia sportowa pozostaje w systemie, bez obietnicy ukrycia wszystkich wcześniejszych wyników. Celem okresu jest ochrona interesu Użytkownika w uniknięciu omyłkowej utraty dostępu do wieloletniego dorobku sportowego oraz wykonanie wybranego, odwracalnego zamknięcia konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wyłącznie w zakresie niezbędnym do tej funkcji). Nie jest to podstawa do dodatkowego marketingowego wykorzystania danych. Po terminie nie można już anulować usunięcia. Zadanie uruchamiane co 15 minut oraz po restarcie wykonuje trwałe usunięcie i dopiero wtedy stosuje pkt 3.9 oraz lit. a–d poniżej. Awaria lub nowe nierozliczone zobowiązanie wymagają indywidualnej obsługi i nie uzasadniają bezterminowego zachowania profilu. Żądanie usunięcia danych bez zbędnej zwłoki można złożyć na kontakt@pelicando.app bez oczekiwania 30 dni; jest rozpatrywane według pkt 6.8. Okres na zmianę decyzji nie odracza automatycznie realizacji praw RODO. a) Skutek operacji. Usuwamy dane logowania, powiązania logowania Google/Facebook, dane kontaktowe i profilowe (w tym zdjęcie, datę urodzenia i płeć), subskrypcję push oraz dane karty sportowej z profilu. Rekord konta pozostaje pod dotychczasowym identyfikatorem jako „Konto skasowane”, z losowymi oznaczeniami technicznymi zamiast danych dostępu. Zachowujemy powiązania z wynikami, rankingami, statystykami i historią Wydarzeń. Taki rekord nie umożliwia logowania. Nie przedstawiamy tej operacji jako pełnej anonimizacji: historia uczestnictwa i powiązania mogą nadal pozwalać na pośrednią identyfikację. b) Historia sportowa. Celem zachowania spójności wyników i historii uczestnictwa jest ochrona rzetelności rozgrywek, możliwości odtworzenia wyników i interesów pozostałych uczestników. Podstawą dalszego przetwarzania po zakończeniu umowy może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO wyłącznie w zakresie uzasadnionym udokumentowaną oceną niezbędności i równowagi interesów; nie oznacza to bezterminowego uprawnienia do zachowania całej historii. Zakres i okres zachowania oceniamy z uwzględnieniem znaczenia danych dla wyników pozostałych osób, możliwości ograniczenia identyfikacji, zakończenia rozgrywek oraz istnienia sporów lub roszczeń. Gdy identyfikowalne dane przestają być niezbędne, powinny zostać usunięte albo skutecznie zanonimizowane. Mechanizm 90-dniowego rejestru z pkt 3.9 nie jest podstawą dłuższego zachowania tych danych. c) Pozostałe sprawy. Dokumentację rozliczeniową, dane niezbędne do reklamacji, roszczeń lub wykazania obowiązków wobec małoletnich zachowujemy tylko w zakresie i przez okres wynikający z pkt 3.2–3.6. Treści helpdesku, wiadomości i komentarzy mogą wymagać indywidualnego rozpatrzenia żądania usunięcia; nie są automatycznie usuwane w całości przez przycisk „Usuń konto”. Wewnętrzny dziennik komunikacji powiązany z kontem lub e-mailem jest pozbawiany treści i danych adresata z zachowaniem metadanych. Historia rozliczeń kart sportowych pozostaje w niezbędnym zakresie, ale tokeny są zastępowane, a odpowiedzi zawierające dane osobowe i zapisane końcówki numerów kart czyszczone. Dalszego przetwarzania nie uzasadnia sam fakt, że dane występują w historii. d) Kopie i niezależni administratorzy. Usunięcie z aktywnej bazy lub dysku aplikacji nie oznacza natychmiastowego usunięcia każdej kopii zapasowej, kopii w pamięci podręcznej czy danych wcześniej przekazanych niezależnemu administratorowi. Kopie podlegają własnym, udokumentowanym okresom retencji; nie wolno używać ich do dalszych dopasowań ani odtwarzania usuniętego konta na potrzeby zwykłego korzystania z Serwisu. Przy odtwarzaniu systemu trzeba ponownie uwzględnić wykonane usunięcia i wygasłe wpisy. Informację o stosowanych okresach retencji i sposobie wykonania konkretnego żądania możesz uzyskać na kontakt@pelicando.app. Dane przetwarzane przez Organizatora Wydarzenia lub dostawcę logowania jako odrębnego administratora podlegają jego własnym obowiązkom i polityce prywatności. 3.11. Indywidualne decyzje dotyczące potwierdzonej manipulacji. Administrator może po zbadaniu sprawy rozstrzygnąć, że manipulacji nie stwierdzono, albo ją potwierdzić, bez obowiązku nakładania kary. W razie uzasadnionej decyzji może zastosować ograniczenie nowych zapisów na 1–30 dni wraz z wypisaniem z jeszcze nierozpoczętych Wydarzeń rozpoczynających się podczas blokady. Zapisy na Wydarzenia rozpoczynające się w chwili zakończenia blokady lub później pozostają bez zmian, chyba że administrator indywidualnie wskaże konkretne Wydarzenie do wypisu i uzasadni konieczność oraz proporcjonalność tego działania. Za usunięte zapisy przysługuje pełny zwrot pobranych opłat na konto na stronie do wykorzystania na kolejne zapisy. Nie jest to automatyczny skutek dopasowania identyfikatorów. Zasady i możliwość ponownego rozpatrzenia opisuje § 7 ust. 14–18 Regulaminu. Uczestnik może również uzyskać należny zwrot na swój rachunek bankowy po kontakcie na kontakt@pelicando.app lub przez helpdesk, bez konieczności usuwania Konta. Jeżeli zwrot został już zaksięgowany na koncie na stronie, rozliczamy odpowiednio saldo, aby uniknąć podwójnego zwrotu. Do realizacji przelewu przetwarzamy dane niezbędne do wskazania odbiorcy i jego rachunku bankowego oraz weryfikacji uprawnienia do zwrotu. Dane te należą do dokumentacji rozliczeniowej i korespondencji, podlegają właściwym zasadom retencji z pkt 3.1–3.6 i nie są dodawane do rejestru zabezpieczającego ani uzasadnienia decyzji o karze. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — po zatwierdzeniu niezbędności i proporcjonalności, interes polegający na ochronie rzetelności uczestnictwa oraz dokumentowaniu i weryfikacji indywidualnych decyzji; wykonanie rozliczeń podlega także właściwym podstawom opisanym w pkt 3.1–3.2. Zakres: identyfikator decyzji i konta, wynik indywidualnej weryfikacji, uzasadnienie przekazywane Użytkownikowi, identyfikator administratora, daty decyzji i ograniczenia, ewentualne cofnięcie z uzasadnieniem, informacja o zapoznaniu się z decyzją oraz identyfikatory wypisanych Wydarzeń, kwoty zwrotów i indywidualne uzasadnienia wypisów poza okresem blokady. Nie kopiujemy do decyzji skrótów HMAC ani pełnego profilu. Administrator nie powinien umieszczać w uzasadnieniu nadmiarowych danych, danych osób zgłaszających ani pełnych treści zgłoszeń. Dostęp mają Użytkownik, którego dotyczy decyzja, i upoważnieni administratorzy. Informacja o decyzji jest dostępna w Serwisie; Użytkownik może przedstawić wyjaśnienia lub zakwestionować ją przez helpdesk albo na kontakt@pelicando.app. Okres: dokumentacja decyzji jest używana i pokazywana do 90 dni od jej wydania, a w przypadku kary — do 90 dni od pierwotnie wyznaczonego końca ograniczenia, również jeżeli karę wcześniej cofnięto. Fizyczne usunięcie następuje w najbliższym dziennym cyklu czyszczenia, na zasadach opóźnienia technicznego i obsługi awarii z pkt 3.9 lit. e. Dokumentacja rozliczeń i korespondencja podlegają własnym zasadom retencji opisanym w Polityce. Wcześniejsze usunięcie wpisu rejestru zabezpieczającego usuwa powiązanie z tym wpisem, ale nie uchyla automatycznie odrębnej decyzji i nie usuwa jej dokumentacji. Żądanie usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub sprzeciw dotyczący tej dokumentacji oceniamy indywidualnie na zasadach pkt 6; przechowywanie jej przez cały wskazany okres wymaga rzeczywistego uzasadnienia i nie wyłącza tych praw. 3.12. Ręczna weryfikacja podejrzenia duplikatu istniejących kont. Cel: wyjaśnianie konkretnych podejrzeń świadomego obchodzenia zasad rankingowych przez kilka istniejących kont tej samej osoby, również bez uprzedniego usunięcia konta. Jest to odrębne przetwarzanie od rejestru z pkt 3.9. Obecna funkcja nie wyszukuje automatycznie podobnych profili ani nie przesądza o tożsamości lub winie; upoważniony administrator wskazuje parę kont i dokumentuje konkretne przesłanki oraz wysokie ryzyko. Nie wprowadzamy w tym celu fingerprintingu, rozpoznawania twarzy, automatycznego śledzenia urządzeń ani obowiązku przedstawienia dokumentu tożsamości. Podobne dane, rozbieżność rankingu lub wspólny kontakt nie są samodzielnym dowodem duplikatu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes Operatora i uczestników w ochronie integralności rankingów i uczciwych zasad uczestnictwa, dopiero po odrębnej udokumentowanej ocenie niezbędności, proporcjonalności i równowagi interesów. Zatwierdzenie rejestru usuniętych kont nie zatwierdza automatycznie tej operacji. Funkcja jest domyślnie wyłączona; przed jej uruchomieniem wymagane są ocena tego nowego zakresu i odpowiednia informacja. Obecna procedura obejmuje wyłącznie dwa konta, których pełnoletność można potwierdzić prawidłową datą urodzenia; małoletni, konta Podopiecznych i brak potwierdzonej pełnoletności są wyłączone. Zakres i dostęp: losowy identyfikator sprawy, identyfikatory dwóch istniejących kont i administratora, ograniczone notatki o konkretnych przesłankach, identyfikator zgłoszenia Helpdesk, daty, status i terminy sprawy, wynik prób zawiadomienia, opis czynności kontaktu i wyjaśnień oraz zwolnienia ograniczenia. Dopiero po zbadaniu dowodów i decyzji można zapisać potwierdzone powiązanie i wskazać jedno konto do dalszego korzystania. Przed taką decyzją para kont jest wyłącznie podejrzeniem. Do formularzy nie należy kopiować pełnych profili, jawnych identyfikatorów kontaktowych, całych zgłoszeń ani danych innych osób. Dostęp mają tylko aktywni, jawnie upoważnieni administratorzy i niezbędne procesy systemowe; użytkownik otrzymuje uzasadnienie i kontakt w swojej sprawie, a nie listę podejrzeń i danych innych osób. Skutki i prawa: mocne przesłanki oraz realne ryzyko mogą uzasadniać ręczne tymczasowe wstrzymanie wyłącznie nowych zapisów z podejrzanego dodatkowego konta na wydarzenia rankingowe na zasadach § 7 ust. 6a Regulaminu. Nie blokuje to logowania, kontaktu, wydarzeń nierankingowych ani istniejących rezerwacji. Maksymalny hold wynosi 360 godzin; odpowiedź bez rozstrzygnięcia zwalnia go po 24 godzinach. Przypomnienie jest wysyłane po 7 dniach, a termin odpowiedzi wynosi 14 dni. Można od razu prosić o wyjaśnienie, szybkie zwolnienie lub ponowne rozpatrzenie przez Helpdesk albo kontakt@pelicando.app. Samo potwierdzenie wspólnego właściciela nie oznacza świadomej manipulacji ani automatycznej kary. Nie scalamy i nie przeliczamy automatycznie rankingów; wpływ meczów dodatkowego konta na innych uczestników wymaga indywidualnej oceny. Odrębne, uzasadnione sankcje za potwierdzoną świadomą manipulację podlegają pkt 3.11. Okres: maksymalny okres danych sprawy, przesłanek i powiązania kont wynosi 90 dni (2160 godzin) od utworzenia sprawy, bez odnawiania przez odpowiedź, kontakt lub decyzję. Limit służy wyjaśnieniu sprawy, ponownemu rozpatrzeniu i kontroli nieponawiania ograniczenia; nie wynika z retencji rejestru usuniętych kont. Nie jest minimalnym czasem przechowywania: gdy dane sprawy nie są już niezbędne, administrator usuwa je wcześniej także bez żądania Użytkownika. Po wygaśnięciu sprawa nie jest używana do wstrzymania ani pokazywana w bieżącym panelu, a usunięcie następuje w najbliższym dziennym cyklu i po restarcie, z obsługą awarii jak w pkt 3.9 lit. e. Możliwe jest wcześniejsze usunięcie po rozpatrzeniu żądania lub sprzeciwu; panel pozwala usunąć sprawę i powiązanie kont. Odrębna decyzja o karze i korespondencja Helpdesk podlegają własnym okresom i indywidualnej ocenie — usunięcie samej sprawy nie oznacza automatycznego usunięcia całej korespondencji ani uchylenia sankcji. Prawa z pkt 6 przysługują również bez aktywnego konta i bez identyfikatora sprawy. 4. Komu przekazujemy dane 4.1. Organizatorom Wydarzeń — w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Wydarzenia, na którym jesteś zapisany (odrębni administratorzy, zob. pkt 1.2). 4.2. Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie — operatorowi płatności obsługującemu doładowania Skarbonki i płatności online (odrębny administrator w zakresie realizacji płatności). 4.3. Dostawcom infrastruktury i narzędzi IT działającym na nasze zlecenie (podmiotom przetwarzającym): hostingu aplikacji i bazy danych, usług pocztowych, usług powiadomień push, pamięci podręcznej i kopii zapasowych. 4.4. Meta Platforms Ireland Limited — po wyrażeniu zgody marketingowej, w zakresie opisanym w Polityce cookies. Niezależnie od marketingu, jeżeli wybierasz logowanie przez Facebook, korzystamy z komunikacji z tym dostawcą w zakresie niezbędnym do wybranego przez Ciebie sposobu uwierzytelnienia i udostępnionych uprawnień. Logowanie przez Facebook nie oznacza udzielenia zgody marketingowej. 4.5. Operatorowi kart sportowych — jeżeli rozliczasz udział kartą partnerską, w zakresie weryfikacji uprawnienia. 4.6. Podmiotom świadczącym obsługę księgową i prawną oraz uprawnionym organom, gdy wynika to z przepisów prawa. 4.7. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim bez Twojej zgody. 4.8. Google — jeżeli wybierasz logowanie przez Google, komunikujemy się z tym dostawcą w zakresie niezbędnym do wybranego sposobu uwierzytelnienia i udostępnionych uprawnień. Dostawcy logowania Google/Facebook są odrębnymi administratorami w zakresie własnych usług; ich zasady przetwarzania określają odpowiednie polityki prywatności. Korzystanie z logowania zewnętrznego nie oznacza przekazywania dostawcy rejestru usuniętych kont. 5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Co do zasady dane przetwarzamy na terenie EOG. Część usług, z których korzystamy (m.in. hosting oraz narzędzia Meta), może wiązać się z przekazaniem danych do państw trzecich, w tym do Stanów Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji o adekwatności (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń. 6. Twoje prawa 6.1. Masz prawo do: dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem). 6.2. Większość danych możesz samodzielnie przeglądać i poprawiać w ustawieniach konta. Konto możesz usunąć funkcją „Usuń konto” w profilu albo zwrócić się do nas na kontakt@pelicando.app. Funkcja wymaga potwierdzenia i uwierzytelnienia. Jeżeli istnieją saldo do rozliczenia, trwające lub przyszłe zapisy, rezerwacje, wpis na liście oczekujących, obowiązki hosta, nierozliczone płatności, raty, zwroty, niezakończone sprawy ligowe lub konta podopiecznych wymagające dalszej opieki, samodzielna operacja może zostać wstrzymana. Wtedy możesz złożyć żądanie bezpośrednio; rozpatrzymy je indywidualnie. Istnienie tych spraw nie wyłącza praw wynikających z RODO ani możliwości wypowiedzenia umowy. 6.3. Usunięcie konta i żądanie usunięcia wszystkich danych to odrębne kwestie. Po usunięciu konta pozostaje rekord „Konto skasowane” z historią opisaną w pkt 3.10; w warunkach opisanych w pkt 3.9 może powstać 90-dniowy wpis zabezpieczający. Niektóre dane możemy lub musimy nadal przetwarzać, np. dokumentację wymaganą prawem albo dane rzeczywiście niezbędne do obrony roszczeń. Nie oznacza to ogólnej odmowy usunięcia: każde żądanie oceniamy w odniesieniu do konkretnych danych, celu i podstawy prawnej, a w razie odmowy wskazujemy jej przyczyny i dostępne środki ochrony. 6.4. Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 6.5. Żądania dotyczące danych przetwarzanych przez Organizatora Wydarzenia kieruj bezpośrednio do niego (dane w pkt 1.2); przekażemy je również, jeśli zgłosisz je nam. 6.6. W odniesieniu do rejestru zabezpieczającego oraz zachowanej historii opartej na art. 6 ust. 1 lit. f RODO możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Po sprzeciwie zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Możesz także żądać usunięcia wpisu przed upływem 90 dni lub ograniczenia przetwarzania, na warunkach RODO. Żądanie usunięcia i sprzeciw nie wymagają zgody administratora na samo ich złożenie ani posiadania aktywnego konta. 6.7. Losowy identyfikator wpisu, jeżeli jest Ci znany, może ułatwić jego odnalezienie. Nie jest wymagany do złożenia żądania. Żądania i sprzeciwy kieruj na kontakt@pelicando.app, ewentualnie przez helpdesk, jeśli masz do niego dostęp. Możesz je złożyć także bez identyfikatora wpisu. Jeśli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, możemy poprosić wyłącznie o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Nie wymagamy ponownego zakładania konta ani przekazywania nadmiarowych danych lub dokumentów. 6.8. Informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Gdy pozwala na to RODO ze względu na złożoność lub liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; o przedłużeniu i jego powodach poinformujemy w ciągu pierwszego miesiąca. W razie odmowy podamy uzasadnienie i poinformujemy o możliwości skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz skorzystania z ochrony sądowej. 7. Dobrowolność podania danych Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i zapisu na Wydarzenia. Bez nich nie możemy świadczyć usług. Dane oznaczone jako opcjonalne (np. zdjęcie profilowe, telefon) podajesz według własnego uznania. 8. Zautomatyzowane przetwarzanie W Serwisie działają algorytmy, które automatycznie wyliczają ranking, dobierają składy drużyn i pary oraz kolejność na liście oczekujących. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO. Zasady działania tych mechanizmów opisujemy w Serwisie, a wynik możesz zakwestionować przez helpdesk. Mechanizm porównywania zweryfikowanych identyfikatorów z rejestrem usuniętych kont działa automatycznie, ale jego wynik służy jedynie oznaczeniu konta do ewentualnej weryfikacji przez człowieka. Nie powoduje automatycznej odmowy rejestracji ani sankcji. Sama zgodność nie dowodzi nadużycia. Masz możliwość przedstawienia wyjaśnień i zakwestionowania ustaleń na adres kontakt@pelicando.app lub przez helpdesk. Szczegóły, zakres identyfikatorów i okres retencji opisuje pkt 3.9. 9. Dane osób niepełnoletnich 9.1. Samodzielne konta w Serwisie mogą zakładać wyłącznie osoby pełnoletnie. 9.2. Konto osoby niepełnoletniej zakłada i prowadzi opiekun prawny, który wyraża wymagane zgody i akceptuje Standardy Ochrony Małoletnich. Fakt wyrażenia zgody utrwalamy wraz z datą, wersją dokumentu, adresem IP i danymi osoby składającej oświadczenie — jest to niezbędne do wykazania zgodności z przepisami. 9.3. Dane podopiecznych ograniczamy do niezbędnego minimum, a dostęp do nich mają wyłącznie opiekun prawny, upoważnieni administratorzy Serwisu oraz Organizator Wydarzenia, na które podopieczny jest zapisany. 10. Pliki cookies Zasady korzystania z plików cookies, w tym z Piksela Meta i Conversions API, opisuje odrębna Polityka cookies dostępna pod adresem https://pelicando.app/polityka_cookies. Zgodę marketingową możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies. 11. Bezpieczeństwo Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności: szyfrowanie połączeń (HTTPS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych, ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób, kopie zapasowe, ochronę przed nadużyciami oraz rejestrowanie zdarzeń w systemie. W rejestrze usuniętych kont stosujemy HMAC-SHA256 z tajnymi kluczami przechowywanymi poza kodem i bazą danych, rozdzielenie domen identyfikatorów i wersjonowanie umożliwiające rotację kluczy. Nie zapisujemy jawnych identyfikatorów w logach operacji rejestru. Dostęp ograniczamy do upoważnionych administratorów oraz niezbędnych procesów systemowych. Zapis wpisu i usunięcie danych konta wykonujemy w jednej transakcji, aby błąd zapisu nie powodował częściowego usunięcia konta. 12. Linki do stron zewnętrznych W Serwisie mogą pojawiać się odesłania do stron prowadzonych przez inne podmioty. Nie odpowiadamy za ich treść ani za sposób przetwarzania danych przez te podmioty — zapoznaj się z ich własnymi politykami prywatności. 13. Zmiany Polityki prywatności Możemy aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w związku ze zmianą przepisów, zakresu usług lub wykorzystywanych narzędzi. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie lub pocztą elektroniczną z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://pelicando.app/static/polityka_prywatnosci.txt.